СистемыCRMAI-ассистент

CRM и AI-автоматизация для концертного агентства Northern Sound

Продажи из трёх билетных систем, сметы и закрытия концертов в одной системе и Telegram-ассистент для руководства.

Клиент
Northern Sound, концертное агентство
Срок
Около четырёх месяцев до работы всех отделов в CRM
Роль
Аудит процессов, архитектура, разработка, внедрение, поддержка
Стек
Python, FastAPI, React, Claude

Задача

Десятки концертов в месяц, и всё в таблицах

Northern Sound: концертное агентство, около семи отделов, работает в нескольких городах. Всё жило в Google-таблицах: годовой лист на сотни колонок, таблица на каждый тур, десятки файлов смет. У концерта не было номера, только дата, артист и город свободным текстом.

  • Билетный отдел каждый день вручную переносил продажи из нескольких кабинетов касс в таблицу.
  • Одни и те же места продаются через две кассы, и сложение кабинетов завышало продажи.
  • Квоты жили в формулах: их легко затереть или учесть дважды.
  • У каждого менеджера по туру свои названия статей, и в большинстве разобранных смет итоги считались с ошибкой.
  • Закрытие концерта и ввод в 1С делали руками. Расхождения всплывали поздно, иногда уже после концерта.

Что собрали

Одна система вместо десятков файлов

Таблицы остались привычной витриной для команды. Правда живёт в базе CRM, а боевые файлы агентства защищены от записи кодом.

Роли

Руководство
Продажи по будущим концертам, отстающие, что ждёт решения.
Менеджеры по туру
Свои концерты, сметы, окупаемость.
Билетный отдел
Квоты, ручные продажи, перенос даты, новые события в кассах.
Финансы
Проверка цифр, закрытие концертов, выгрузка 1С.
Администратор
Учётки, роли, справочники.
Экран руководителя: продажи, внимание и что ждёт решения
Загрузка ответственных по месяцам и наполняемость залов

Этапы, около четырёх месяцев

  1. 1

    Аудит и карта

    Первое правило: в боевые таблицы не пишем.

  2. 2

    Автосбор продаж

    Три кассы в одну таблицу.

  3. 3

    Автозакрытие смет

    Факт по билетам из кассы, формулы исправлены.

  4. 4

    CRM на чтение

    Постоянные номера, расхождения, одна цифра продаж.

  5. 5

    CRM для ввода

    Концерты, сметы и квоты заводятся в CRM.

  6. 6

    Выкатка

    Все отделы в CRM, ассистент в Telegram.

  7. 7

    Доводка

    Экономика концерта, закрытие финансами, сверка с 1С.

  8. 8

    День переключения

    Впереди: источником становится CRM, таблица только для чтения.

Как это работает для команды

У каждой роли свой первый экран

  • «Мой день»

    Что случилось с моими концертами за сутки и что ждёт меня.

  • Расхождения

    Сверка каждый прогон. Пометка говорит, что не так и что делать.

  • Новые события

    В кассе продаётся, а в реестре нет? Карточка в Telegram спросит, завести ли.

  • Напоминания

    Личное сообщение в Telegram в часы, которые выбрал человек.

Интерфейс показан на демо-данных: артисты, города, площадки и цифры вымышлены.
Карточка концерта из списка
Расхождения: что не так и что делать
Смета по статьям: план, факт, отклонение
«Мой день»
Аналитика: периоды и срезы
Карточка концерта: продажи, приглашения, заполняемость и окупаемость
«Моё за сутки»: лента продаж, напоминаний и расхождений по концертам менеджера

AI-ассистент

Спросил в Telegram, получил цифру с экрана

  • Работает на Claude с инструментами и говорит ровно то, что показал бы экран аналитики.
  • Каждое число проверяет код. Если его нет в выдаче инструментов, ответ не уходит.
  • Называет источник и уровень доверия. Денежные поля до модели не доходят.

Ассистент CRM

бот · демо-данные

Что горит на неделе?

За 7 дней впереди 6 концертов. Ниже нормы продаж на этот срок два:

• «Полярная станция», Кедроград, суббота: продано 412 из 900 мест

• «Белые сосны», Ясноборск, воскресенье: 188 из 600

Источник: экран «Аналитика», отметка дня. Это сравнение с нашей историей, не прогноз.

Эффект · Оценка

Примерно одна полная ставка ручной работы

  • 30-55 ч ручной работы в неделю, оценка
  • ≈ 1 полная ставка

ОценкаОт 30 до 55 часов ручной работы в неделю, примерно одна полная ставка, на билетный отдел, менеджеров по туру и бухгалтерию. CATS посчитали по аудиту: как часто идёт процесс и сколько занимает руками. Хронометража не было, оценка для режима после переключения.

  • Одна цифра продаж на всю систему и правило против двойного счёта между кассами.
  • Концерт в продаже без строки в таблице всплывает в течение трёх часов, а не на закрытии.
  • Закрытия быстрее: факт приходит из кассы, выгрузка 1С стоит рядом со сметой.
Смета концерта по статьям: план, факт и отклонение от плана
Закрытие концерта: экономика и что мешает закрыть

Для вашего бизнеса

Делаем такие системы под ваш бизнес

Для компаний, где цифры живут в таблицах и чатах, а несколько человек тратят дни, чтобы их догнать.

  1. 01

    Аудит процессов

    Разговоры с отделами, настоящие таблицы и чаты, что автоматизировать первым.

  2. 02

    Первая автоматизация

    Один больной процесс, на тестовой копии.

  3. 03

    CRM

    Ваш реестр, экраны под каждую роль, аналитика.

  4. 04

    Ассистент

    В Telegram, отвечает вашими цифрами.

  5. 05

    Поддержка

    Сторож, бэкапы, доработки.

Обсудить систему Услуги Systems